Reisekostenabrechnung

Änderungen durch die Reisekostenreform 2014

Am 1. Januar 2014 wurde das "Gesetz zur Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts" rechtsgültig und wird seither angewendet. Eine Motivation zur Verabschiedung des neuen Gesetzes bestand in einer Vereinfachung der Regelungen hin zu mehr Transparenz unter den Arbeitnehmern. Die Reform betraf Änderungen bei der Fahrtkostenabrechnung, eine modifizierte Abrechnung der Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen. Expertenmeinungen zufolge bergen die Neuerungen für den Arbeitnehmer nicht unwesentliche Vorteile.

Foto: picture alliance/dpa

Festlegung einer ersten Tätigkeitsstätte

Der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte ist im Neuentwurf von zentraler Bedeutung. Sie wird vom Gesetzgeber als die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers definiert, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte können seit 2014 30 Cent pro Entfernungskilometer steuerlich geltend gemacht werden. Fahrten zu anderen Arbeitsorten werden dagegen als Dienstreisen interpretiert, für welche die tatsächlich mit dem Auto gefahrenen Kilometer mit 30 Cent pro gefahrenen Kilometer veranschlagt werden, wie biallo.de über das neue Reisekostenrecht informiert.

Dabei entscheiden die entsprechenden Vereinbarungen im Arbeits- oder Tarifvertrag darüber, welche Arbeitsstätte als erste festzulegen ist. Relevant ist in dem Zusammenhang die ausdrückliche und dauerhafte Zuordnung zur Kategorie "erste Arbeitsstätte" – unabhängig davon, in welchem stundenmäßigen Umfang der Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber tätig ist und wie oft er den Arbeitsplatz tatsächlich aufsucht. An die durch den Arbeitgeber vorgenommene Zuordnung ist das Finanzamt gebunden.

Unterlässt der Arbeitgeber eine Zuordnung, prüft und entscheidet das Finanzamt anhand messbarer Kriterien, welche Tätigkeitsstätte als erste in Betracht kommt. Demnach ist die erste Arbeitsstätte dort, wo der Arbeitnehmer normalerweise täglich arbeitet, mindestens zwei volle Arbeitstage pro Arbeit verbringt, oder mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.

Die Festlegung einer ersten Tätigkeitsstätte betrifft demnach all jene Arbeitnehmer, die an mehr als einem Ort arbeiten. Für alle anderen ist die bisherige regelmäßige Arbeitsstätte nun zugleich auch erste Tätigkeitsstätte, wenn sie mindestens über einen Zeitraum von vier Jahren hinweg unbefristet ist. Für Arbeitnehmer, die an mehr als einem Ort arbeiten, bedeutet das in der Praxis: Die Fahrten zu allen weiteren Arbeitsstätten zählen als Auswärtstätigkeit, wofür der Arbeitnehmer Reisekosten einschließlich Verpflegungsmehraufwendungen oder Fahrtkosten pro gefahrenen Kilometer geltend machen kann.

Der geldwerte Vorteil eines Dienstwagens muss im Gegensatz zur früheren Regelung nur noch für die einfache Fahrt zur "ersten Tätigkeitsstätte" versteuert werden, die restlichen Fahrten werden vom Finanzamt als Geschäftsfahrt veranschlagt und unterliegen keiner steuerlichen Veranschlagung.

Kilometerpauschale und Kilometergeld

Im Zuge der Reform wurden auch die Pauschbeträge angepasst und betragen nun 30 Cent pro Kilometer für den PKW, sowie 20 Cent für alle übrigen motorbetriebenen Fahrzeuge. Die neuen Regelungen schließen nicht-motorisierte Fortbewegungsmittel wie Fahrräder sowie Mitfahrer-Pauschalen im Gegensatz zur bisherigen Gesetzesregelung von einer Anrechnung ausdrücklich aus.

Die auch als Kilometergeld bezeichnete Pauschale stellt einen zur Vereinfachung vorab fixierten Kostensatz dar, zu dem die tatsächlich zur Arbeit zurückgelegten Kilometer abgerechnet werden. Er macht das Sammeln von Tankrechnungen und sonstigen Belegen überflüssig. Kilometer in voller Höhe gibt es mit der Reform nur noch für weitere Arbeitsverhältnisse, jenseits der ersten Tätigkeitsstätte. Ansonsten wird vom Kilometergeld eine Entfernungspauschale in Abzug gebracht.

Aber auch, wenn ein Arbeitnehmer keinen Arbeitsplatz in der Einrichtung seines Arbeitgebers hat, kommt eine Entfernungspauschale in dem Fall zum Abzug, dass der Arbeitgeber bestimmt, dass der Mitarbeiter jeden Tag an einem Sammelpunkt abgeholt wird. Die Fahrten zu einem Sammelpunkt werden hinsichtlich Reisekosten nicht mehr als Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit gewertet, sondern als Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, wie die Deutsche Handwerkszeitung informiert.

Jedoch: Liegt keine erste Tätigkeitsstelle vor, kann der Arbeitnehmer die Fahrten von zuhause zu einem täglichen Mitfahr-Treffpunkt zu den verschiedenen Arbeitsorten steuerlich geltend machen, wenn der Treffpunkt ohne Mitwirken des Arbeitgebers festgelegt worden war. Die entsprechenden gefahrenen Kilometer werden nach Dienstreisegrundsätzen verrechnet.

Foto: picture alliance/dpa

Liegt die für die Nutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels pro Jahr notwendige Summe höher als der als Entfernungspauschale abziehbare Betrag, können die Fahrtkosten angerechnet werden.

Für Fort- und Weiterbildung nach Feierabend birgt die neue Reform für den Arbeitnehmer jedoch auch einen Nachteil. Mit der Reform werden die Fahrten zum Bildungsträger vom Gesetzgeber nämlich steuerlich als Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte gewertet. Ein Werbungskosten-Abzug von 30 Cent je Kilometer für die Hin- und Rückfahrt mit dem Auto oder in Höhe der tatsächlichen Fahrtkosten ist nicht mehr möglich, mit Ausnahme der Anrechenbarkeit einer Entfernungspauschale.

Mit dem neuen § 9 Abs. 2 EStG sind durch die fortan sämtliche Aufwendungen abgegolten, die im Zusammenhang mit dem Transport zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im Sinne des Absatzes 4 stehen. Aufwendungen für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können abgesetzt werden, soweit sie den im Kalenderjahr insgesamt als Entfernungspauschale abziehbaren Betrag übersteigen. Ausgenommen von der Regelung sind behinderte Menschen, deren Behinderungsgrad 70 Prozent übersteigt oder deren Grad der Behinderung weniger als 70, aber mindestens 50 Prozent beträgt, und die laut amtlichem Nachweis in ihrer Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr erheblich beeinträchtigt sind. Sie können nach früheren Regelungen die tatsächlichen Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in Abzug bringen.

Neue Verpflegungspauschalen

Mit der Neuregelung gibt es seit 2014 nur noch zwei Verpflegungspauschalen: Eine Pauschale von zwölf Euro erhalten Arbeitnehmer für die Tage, an denen sie mindestens acht Stunden von Zuhause abwesend sind, oder bei mehrtägigen Reisen für den An- und Abreisetag, unabhängig von der Dauer der Abwesenheit.
Eine doppelte Pauschale von 24 Euro erhalten Arbeitnehmer künftig bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden.
Im Vergleich zur bisherigen Regelung begünstigt die neue zweistufige Staffelung vor allem diejenigen, die viele Kurzreisen unternehmen. Sie erhalten dann bereits ab einer Abwesenheit von acht Stunden die doppelte Pauschale im Vergleich zu 2013. Auch für An- und Abreisetage erhalten Pendler dann automatisch die höhere Pauschale von 12 Euro.

Unterkunftskosten und doppelte Hausführung

Wer auswärts arbeiten muss, kann bis zu vier Jahre lang Übernachtungskosten wie Hotelkosten oder Mietkosten in vollem Umfang als Werbungskosten von der Steuer absetzen, solange der Arbeitsplatz nicht die erste Tätigkeitsstätte ist. Demnach können Auswärtstätige nur noch im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung berücksichtigt werden.
Bei einer doppelten Haushaltsführung werden die tatsächlichen Kosten der Unterkunft bis zu einer Höchstgrenze von 1.000 Euro pro Monat vom Arbeitnehmer angesetzt, unabhängig von der Wohnungsgröße.