Zukunftsweisend

ERP Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen

ERP Systeme erleichtern die Arbeit und sind darüber hinaus zukunftsweisend. Wer sich heutzutage nicht den technischen Gegebenheiten anpasst, bleibt unternehmerisch auf der Strecke und gewinnt keine Marktanteile.


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 (Foto: NicoElNino - stock.adobe.com)

Doch welchen Nutzen hat ein ERP System und ergibt sich hierbei ein praktischer Vorteil im Vergleich zu den herkömmlichen Systemen? Der folgende Beitrag gibt Aufschluss über diese Fragen.

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Ein ERP System dient dazu verschiedene Prozesse zu erstellen und diese zu optimieren

Was ist eigentlich ein ERP System?

Ein ERP System, ausgeschrieben bedeutet das Kürzel „Enterprise-Resource-Planning“, ist ein System, das zur Steuerung und Planung von Programmen, Prozessen und Abteilungen beiträgt. Hierunter fallen beispielsweise Personalabteilung, Materialwirtschaft, Controlling, Verkauf und Marketing, Dokumentenmanagement, Bedarfsermittlung ebenso wie Stammdatenpflege und Stücklisten. Durch das ERP System werden diese Abläufe optimiert und greifen nahezu nahtlos ineinander über. Digitalisierung lautet das Stichwort. So sorgt das System dafür, dass keine Daten abhandenkommen und eine optimale Nutzung der Arbeitszeit der Mitarbeiter. Weitere Vorteile des ERP Systems sind niedrige Durchlaufzeiten, eine hohe Kontinuität, Versorgungssicherheit und niedrige Kapitalbindung. Damit das ERP System übersichtlich bleibt, gibt es verschiedene Module wie beispielsweise zum Rechnungen erstellen, die separat voneinander agieren und mit denen gearbeitet werden kann.

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Die Cloud als Online Datenspeicher

Online ERP Systeme: Die Cloud im Detail

Eine andere Art des ERP Systems ist das Cloud System. Dieses differenziert sich durch unterschiedliche Eigenschaften von der Standard ERP Software. Die Cloud, übersetzt „Wolke“, basiert auf einer alles umspannenden Erreichbarkeit. Hierbei wird das ERP System online gelagert und das Unternehmen greift von allen Standorten der Welt darauf zu. Die Betriebs- und Wartungsverantwortung liegt bei dem Anbieter des Cloud Systems. Somit reduzieren sich durch Cloud ERP System auch andere Kosten. Beispielsweise sparen Unternehmen an zusätzlichem Personal oder einem weiteren Server im eigenen Haus. Das Cloud System eignet sich daher für jeden Wirtschaftszweig, hierunter fallen beispielsweise der öffentliche Sektor, der Dienstleistungsbereich, Hochschulen, Industrieunternehmen, Handel, Handwerk und Logistik wie Transport oder Verkehr.

Vor- und Nachteile des Online ERP Systems

Vorteile gegenüber dem unternehmensinternen ERP System

  1. Kostenübersicht: Die Kosten für die Wartung, Reparatur, Backups und Updates werden pauschal monatlich abgerechnet. Hierdurch ergibt sich eine einfache und übersichtliche Rechnungsstellung.
  2. Weniger Aufwand: Durch das Cloud System reduzieren sich nicht nur Kosten, sondern auch der Aufwand. Hierbei steht das Rechenzentrum beim Anbieter.
  3. Flexibilität: Unabhängig von der Mitarbeitersituation sowie dem Saisongeschäft können einzelne Module sowie Lizenzen deaktiviert oder hinzugefügt werden. Dadurch ist das Unternehmen flexibel und spart Kosten.
  4. Verfügbarkeit: Das ERP System befindet sich in einem Rechenzentrum. Dies bietet den Vorteil, dass die Ausfallwahrscheinlichkeit im Gegensatz zu der unternehmensinternen Variante gleich null ist. Hier entstehen häufig Probleme wie ein Absturz des Systems.
  5. Mobilität: Egal, ob sich die Mitarbeiter im Home Office oder in einem anderen Land befinden, der Zugriff auf das ERP System steht uneingeschränkt zur Verfügung. Das ist die Zukunft der Industrie 4.0, was auch schon auf der CeBIT vor zwei Jahren ein großes Thema war. Dank dieser Möglichkeiten der uneingeschränkten Nutzung gewährleistet das System eine hohe Mobilität.

Nachteile gegenüber dem unternehmensinternen ERP System

  1. Integration: Ein Problem stellt die Integration der neuen Software dar. Hierbei können mitunter Probleme bei der Einspielung der einzelnen Module in das Online ERP Systeme auftreten.

  2. Sicherheit: Die neue Technologie bietet momentan noch keinen 100-prozentigen Schutz gegen alle Art von Angriffen wie Cyber-Attacken. Hierbei können die Mitarbeiterdaten oder Kundeninformationen ausspioniert werden. Dies geschieht aber auch nur dann, wenn die Verschlüsselung nicht ausreichend ist. Zukünftig hofft die Branche auf kompetente Lösungen dieser noch bestehenden Sicherheitslücken.
  3. Updates: Das Unternehmen hat keine Kontrolle über Updates. Hierbei kann der Anbieter die bestehende Software automatisch updaten und die Anwender im Unternehmen können dann auf Probleme stoßen. Empfehlenswert ist ein enger Kontakt zwischen Unternehmen und Anbieter, um die Updates im Vorhinein zu prüfen und einzuplanen.

  4. Internet: Das Unternehmen muss sich auf die Internetverbindung verlassen. Ist diese ausgefallen, so hat es keinen Zugriff mehr auf die Unternehmensdaten. Geschieht dies im selben Moment wie das Speichern, können Datensätze verloren gehen.

Wie funktioniert die Einführung in das Unternehmen?

Die Einführung in ein bestehendes Unternehmen gliedert sich häufig in zwei wesentliche Phasen. Eine erste Phase ist die Auswertung oder auch die Evaluation und die zweite Phase beschäftigt sich mit der finalen Umsetzung. Sie lassen sich wie folgt beschreiben:

  • Die Auswertungsphase

Die Auswertungsphase beginnt mit den vorhandenen technischen Mitteln des Unternehmens. Hierbei wird die Software bedarfsgerecht an die Anforderungen des Unternehmens geknüpft. Es erfolgt zunächst eine Bedarfsermittlung. Diese untersucht meist in Eigenregie des Unternehmens, die Abläufe im Betrieb und dokumentiert die Funktionen. Hieraus lassen sich Geschäftsprozesse ableiten und anhand dessen entstehen die ersten Entwürfe für die spätere Softwarelösung. In der Regel stellen verschiedene ERP Softwareunternehmen ihre Produktlösungen vor. Sie präsentieren eine hauseigene Software und gehen auf die Anforderungen des Unternehmens ein. Nach den Präsentationen wählt das Unternehmen, dass für sie zutreffende Programm beziehungsweise den Softwarehersteller anhand verschiedener Kriterien aus.

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Intelligente Organisation senkt Kosten und Arbeitsaufwand. Ein ERP System unterstützt dabei
  • Die Umsetzungsphase

Wie das Wort schon verrät, geht es in dieser zweiten Phase um die Umsetzung des ERP Systems in das Unternehmen. Hierbei leitet der Betrieb die Einführung und lässt sich vom fachkundigen Anbieter dementsprechend unterstützen. Die andere Methode ist, dass der Anbieter den gesamten Einführungsprozess übernimmt und das System etabliert. Der Anfang dieses Unterfangens beginnt mit der Analyse der vorherrschenden Prozesse. Danach entscheidet das Unternehmen, ob der Prozess passt oder nicht. Nach dem Analysieren aller Prozesse des Unternehmens und der Anbindung verschiedener Schnittstellen wird die Software dargestellt. Der zweite Schritt ist das Einbinden vorhandener Stammdaten. In diesem Zusammenhang sind Kunden-, Lieferanten-, Rechnungs- und viele weitere Daten wichtig, um ins neue System zu gelangen. Im dritten Schritt folgt ein Test des ERP Systems anhand mehrerer Simulationen. Erst nach den erfolgreichen Testphasen des Echtbetriebes und der Geschäftsprozesse schalten die Anbieter das ERP System schließlich „live“ und die Testphase ist beendet. Die Mitarbeiter lernen mit dem Programm im laufenden Betrieb umzugehen und bekommen im Vorfeld diesbezüglich natürlich fachgerechte und erklärende Schulungen.