Den Workflow im Unternehmen effizient verbessern: So geht’s

Wartezeiten, Abstimmungen und Korrekturschleifen sind böse Zeitfresser, die Geschäftsprozesse enorm behindern. Häufig kostet das nicht nur Arbeitszeit, sondern auch Geld und Nerven. Wenn es aktuell in eurem Unternehmen zu solchen hakenden Abläufen und Problemen kommt, verraten folgende Tipps, wie ihr den Workflow in eurem Unternehmen effizient verbessern könnt.

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Zuerst kommt die Feststellung, dann die Lösung

Um in eurem Unternehmen etwas grundlegend zu ändern, ist es zunächst wichtig, den Bedarf zu erkennen. Wenn ihr also Prozessabläufe mit den Worten „Das wurde bisher immer so gemacht“ rechtfertigt, habt ihr hier schon einen Anhaltspunkt. Im Regelfall sind die wenigsten Maßnahmen, die noch vor fünf Jahren auf dem neusten Stand waren, auch heute noch aktuell. Daher gilt es sich Zeit zu nehmen, um Routinen und blinde Flecken in eurem Unternehmen zu erkennen.

Digital auf dem neuesten Stand: ERP-System für mehr Kontrolle, Überblick und Zeit

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In dieser digitalen Welt stehen euch zahlreiche Software-Lösungen zur Verfügung, die individuell auf die Prozesse eures Unternehmens abgestimmt sind.

Zeitersparnis, mehr Qualität, verminderte Kosten und ein effizient funktionierendes System sind das Ergebnis, wenn euer Unternehmen zur Prozessoptimierung auf ein ERP-System setzt. Diese Abkürzung steht für Enterprise-Resource-Planning. Es handelt sich dabei um eine umfangreiche Software für eure Firma, die bei der Planung und Steuerung von Ressourcen hilft. Das ERP-System ist aber keine klassische Warenwirtschaftslösung, sondern eine Software, die alle Bereiche in einem Unternehmen abbildet. Dabei spielt die Branche keine Rolle. Das Programm kümmert sich beispielsweise um:

  • die Beschaffung von Materialien und Rohstoffen
  • die Abläufe in der Produktion und Herstellung
  • die Planung von Personal
  • die Möglichkeiten im Beriech Marketing
  • den Vertrieb
  • das Rechnungswesen
  • die Planung der Finanzen

Ein ERP-System bringt daher folgende Vorteile für die Arbeitsprozesse im Unternehmen:

  • zentrale Datenbank und Ablage für alle Mitarbeiter und Abteilungen
  • Verknüpfung in Echtzeit
  • einheitliche Planung, Steuerung und Organisation
  • Verringerung von Unternehmenskosten
  • Automatisierung verschiedener Aufgaben

All dies führt zu einer Leistungssteigerung eures Unternehmens. Die Mitarbeiter kommen schnell – spätestens nach einer Schulung – mit dem System zurecht. Ein weiterer Vorteil, der sich ergibt, ist die Zeitersparnis. Denn ein einheitliches System beschleunigt viele Arbeitsprozesse und ermöglicht ein effizienteres Miteinander aller Geschäftsbereiche in eurem Unternehmen. So ersparen sich eure Mitarbeiter lange Arbeitstage und die Chefetage auf Dauer die Kosten für Überstunden.

Das Herz und die Seele eines Unternehmens: die Mitarbeiter

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Ein gut funktionierendes Team ist wie ein Zahnrad-System. Damit alles funktioniert, müssen die einzelnen Glieder perfekt ineinander übergehen.

Damit eure Unternehmen aber von einer digitalen Umstellung profitieren kann, braucht ihr natürlich ein gutes Team. Daher ist es wirklich wichtig darauf zu achten, dass die Mitarbeiter zufrieden sind. Es gibt verschiedene Faktoren, die Arbeitnehmer wirklich zufrieden machen. Dazu gehören beispielsweise:

  • eine gute und faire Führungsregie
  • Aufstiegs- und Weiterbildungschancen im Unternehmen
  • Unternehmenskultur und -werte
  • eine ausgewogene Work-Life-Balance
  • angemessenes Gehalt
  • eine gesunde Arbeitsumgebung
  • gutes Betriebsklima

Die Mitarbeiter sind und bleiben Herz und Seele eines Unternehmens, weshalb es ratsam ist, auf die Bedürfnisse der Angestellten einzugehen. Ein gut funktionierendes Team ist um ein Vielfaches effizienter als eine zusammengewürfelte, unharmonische Gruppe von Angestellten.

Die Arbeitsumgebung muss stimmen: Mehr Gesundheit am Arbeitsplatz schaffen

Um einen gesunden Arbeitsplatz zu schaffen, sind folgende Elemente in eurem Unternehmen unbedingt zu beherzigen:

  • verstellbarer Bürostuhl mit anpassbaren Rücken- und Armlehnen sowie beweglicher Sitzfläche und robusten Rollen
  • geräumiger, höhenverstellbarer Schreibtisch mit geraden Kanten und ausreichend Beinfreiheit
  • schwenkbarer Bildschirm mit verstellbarer Helligkeit, der ohne Reflexion ein angenehmes Arbeiten ermöglicht

Zudem ist es wichtig, dass eure Angestellten einen gut ausgeleuchteten Arbeitsplatz haben. Die Beleuchtung spielt eine große Rolle in puncto Wohlbefinden und Gesundheit. Wenn Tageslicht und/oder ein angenehmes Lichtkonzept Mangelware in eurem Unternehmen sind, ist das schleunigst zu ändern. Es wurde nachgewiesen, dass Motivation und Leistung der Mitarbeiter bei einem nicht vorhandenen oder schlechten Lichtverhältnis abnehmen.

Mitarbeiter führen, delegieren und unterstützen: Ein Chef muss alles beherrschen

Es ist nicht immer leicht als Chef eines mittelständischen Unternehmens. Neben den täglich anfallenden Aufgaben und Projekten stehen ebenso Mitarbeiterführung, -delegation und -unterstützung auf dem Programm. Ein Team, das geschätzt wird, arbeitet wesentlich effizienter als eine Gruppe von Angestellten, die den Chef einmal im Jahr auf Entfernung bei der Weihnachtsfeier zu sehen bekommt.

Folgende Tipps helfen bei Führung, Delegation und Unterstützung eurer Mitarbeiter:

Führung Delegation Unterstützung

Feedback und Kritik sind wichtig für Motivation und Leistung

Aufgaben zu delegieren, erspart Eigenarbeit und schafft Vertrauen

Inoffizielle Gespräche in der Firmenküche fördern die Beziehung

Transparente Kommunikation verhindert Konflikte

Abwechslung durch unterschiedliche Projekte und Aufgaben schaffen

Zuhören ist ein wichtiger Faktor

Immer offen für Ideen der Mitarbeiter sein

Arbeitsklima und Miteinander durch gemeinsame Aufgaben fördern

Teambuilding Maßnahmen sorgen für ein besseres und effizientes Miteinander

Regelmäßig loben und wertschätzen

Stärken und Schwächen der Mitarbeiter kennen oder erkennen und danach delegieren

Betriebsausflüge stärken das „Wir“-Gefühl und sorgen für private Kennenlernen

Belohnungen wie Auszeichnungen oder ein Bonus spornen die Arbeitsleistung an

Aufenthaltsräume geben den Mitarbeitern Raum für sich

Weiterbildungsangebote zur Förderung der Karriere anbieten

Zu Guter Letzt: eine ausgewogene Work-Life-Balance für die Angestellten schaffen

Während eure Geschäftsführerregie mal 6 Tage die Woche im Unternehmen Vollgas gibt, ist es wichtig, bei den Mitarbeitern auf eine ausgewogene Work-Life-Balance zu achten. Insbesondere Angestellte mit Familie sind hier zu unterstützen. Umso besser, wenn dies bereits Teil der Unternehmenskultur ist und sich eure Firma mit der Vereinbarkeit von Familie und Beruf auskennt. Das Verhältnis von Arbeit und Privatleben muss heutzutage stimmen. Der Job muss ausreichend Zeit bieten, um privat ein erfülltes Leben zu führen. Folgende Tricks helfen bei der Umsetzung:

  1. Familienfreundliche Arbeitszeiten: Gleitzeit ist heutzutage für viele Berufstätige mit Familie unschätzbar wichtig. Gerade für Alleinerziehende ist es sinnvoll.
  2. Betriebliche Kinderbetreuung: Ob Baby oder Kleinkind, viele Eltern möchten früh nach der Geburt wieder arbeiten, bekommen aber keinen Kita-Platz. Hier kann euer Betrieb mit einer Betreuungsstelle aushelfen.

Vorteile sind motiviertere Mitarbeiter, die Beruf und Familie flexibel dank eurer Unternehmenskultur vereinbaren können.

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